Polityka prywatności
Obowiązuje od 1 listopada 2026 r.
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie wipcool.pl, po co to robimy, komu je przekazujemy i jakie masz prawa. Stosujemy ją razem z Regulaminem serwisu i Polityką cookies. Obowiązki informacyjne wypełniamy na podstawie art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
W skrócie
- Administratorem danych jest 4REF sp. z o.o. z Białegostoku, dystrybutor marki Wipcool w Polsce i Europie.
- Serwis jest katalogiem produktów. Nie prowadzimy w nim sprzedaży i nie zakładamy kont użytkowników.
- Przy każdej wizycie przetwarzamy tylko dane techniczne potrzebne do działania i ochrony strony (np. adres IP). Pozostałe dane podajesz sam, gdy z nami piszesz, zapisujesz się na newsletter albo zgłaszasz urządzenie do serwisu.
- Strona nie ma własnej bazy danych osobowych: wiadomości trafiają do nas e-mailem, a zgłoszenia serwisowe do naszego systemu serwisowego.
- Serwer strony liczy dzienne sumy wejść bez plików cookies, adresów IP i identyfikatorów, a Cloudflare Web Analytics mierzy odwiedziny i szybkość strony, też bez plików cookies i identyfikatorów. Google Analytics 4 bez Twojej zgody wysyła tylko sygnały bez plików cookies i identyfikatorów. Pliki cookies Google Analytics i statystykę doboru sprzętu włączamy po Twojej zgodzie na pliki analityczne, a narzędzia reklamowe Google i Meta (Meta Pixel) po zgodzie na pliki marketingowe.
- W każdej chwili możesz skorzystać ze swoich praw, pisząc na bok [at] wipcool.pl.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest 4REF spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, ul. Gen. Władysława Andersa 38, 15-113 Białystok, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000645680, NIP 5423262230, REGON 365817646, kapitał zakładowy 100 000,00 zł (dalej: „4REF”, „my”).
W sprawach danych osobowych możesz pisać na adres bok [at] wipcool.pl, dzwonić pod numer +48 85 888 00 85 albo pisać na adres siedziby. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych, bo nie wymagają tego od nas przepisy. Wszystkie sprawy dotyczące danych prowadzimy pod podanymi adresami.
2. Jakie dane, po co i na jakiej podstawie
Poniżej opisujemy każdy cel osobno. Przy każdym podajemy podstawę prawną z art. 6 ust. 1 RODO i czas przechowywania. Gdy upłynie, usuwamy dane albo anonimizujemy je tak, że nie da się już nikogo rozpoznać.
| Cel | Jakie dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Udostępnienie strony i jej bezpieczeństwo (ochrona przed atakami, nadużyciami i spamem) | adres IP, data i godzina wejścia, adres odwiedzanej strony, informacje o przeglądarce i urządzeniu, sygnały techniczne potrzebne do weryfikacji Cloudflare Turnstile | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes: bezpieczne i stabilne działanie serwisu | logi techniczne do 7 dni; dane do ograniczania liczby wysyłek z jednego adresu IP przez kilka minut |
| Odpowiedź na wiadomość z formularza kontaktowego, e-mail lub telefon | imię i nazwisko, adres e-mail, firma, kraj, temat, produkt, którego dotyczy pytanie, treść wiadomości, a przy telefonie numer telefonu i notatki z rozmowy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na pytanie i kontakt biznesowy); jeśli pytanie dotyczy zawarcia umowy, także art. 6 ust. 1 lit. b RODO | przez czas korespondencji, a potem do 3 lat od jej zakończenia, na wypadek dalszych pytań lub roszczeń |
| Newsletter: wysyłanie informacji o nowościach, promocjach i aktualizacjach produktów Wipcool | adres e-mail, język strony, data zapisu i potwierdzenia, informacje o otwarciach wiadomości i kliknięciach, jeśli zbiera je system wysyłkowy | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) oraz zgoda na marketing bezpośredni drogą elektroniczną z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej; przechowywanie dowodu zgody po wypisaniu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wykazanie zgodności z prawem i obrona przed roszczeniami) | do wypisania się albo cofnięcia zgody; potem przechowujemy sam adres i historię zgody do 3 lat, aby wykazać, że wysyłka była zgodna z prawem |
| Przyjęcie i obsługa zgłoszenia serwisowego: rozpatrzenie reklamacji z gwarancji, naprawa gwarancyjna lub pogwarancyjna, organizacja przesyłek, kontakt w sprawie zlecenia | model, numer seryjny, opis usterki, rodzaj naprawy, data i miejsce zakupu, imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP lub numer VAT, adres e-mail, telefon, adres, kraj, paczkomat lub adres zwrotny, język strony, osoba kontaktowa w firmie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie gwarancji i umowy naprawy oraz działania na Twoje żądanie przed jej zawarciem); przy danych osoby kontaktowej w firmie art. 6 ust. 1 lit. f RODO | przez czas obsługi zgłoszenia, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata) |
| Decyzja o koszcie naprawy pogwarancyjnej wysłana ze strony zgłoszenia | identyfikator i numer zlecenia, wybór (akceptacja albo rezygnacja), kwota z wyceny, czas wysłania | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | jak dane zgłoszenia serwisowego |
| Dokumenty księgowe i podatkowe (np. faktura za naprawę) | dane z dokumentu: imię i nazwisko lub firma, adres, NIP, przedmiot i kwota usługi | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Własne statystyki strony: które strony, karty produktów i instrukcje są oglądane, skąd przychodzą wejścia, które sklepy online, pliki do pobrania i formularze są używane, czego szuka się w wyszukiwarce i które adresy nie działają | dzienne sumy liczone przez serwer strony, bez plików cookies, adresu IP, identyfikatorów i zapisu pojedynczych wizyt: odwiedzana strona lub plik, kraj (ustalany z adresu IP, którego nie zapisujemy), rodzaj urządzenia, język strony, źródło wejścia (np. wyszukiwarka) albo domena strony odsyłającej, sklep i produkt przy przejściu do sklepu, temat wiadomości, model i kraj zgłoszenia serwisowego, a także wpisane frazy wyszukiwania i błędne adresy stron - bez adresów e-mail i długich numerów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes: rozwój serwisu i oferty na podstawie zbiorczych danych o tym, jak się z niego korzysta | dzienne sumy do 25 miesięcy, potem je usuwamy; kopie techniczne bazy (do odtworzenia po awarii) do 30 dni. Na Twoje żądanie usuniemy wpis z frazą, adresem lub domeną ze wszystkich dni |
| Statystyka doboru sprzętu: które grupy urządzeń wybiera się w doborze | grupa doboru, kraj wybrany na stronie, język; bez adresu IP i bez identyfikatorów | Twoja zgoda na analityczne pliki cookies (art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, a w zakresie, w jakim byłyby to dane osobowe, art. 6 ust. 1 lit. a RODO) | zbiorcze dane do 3 miesięcy |
| Statystyki odwiedzin i szybkości strony w Cloudflare Web Analytics | odwiedzana strona, strona odsyłająca, kraj, rodzaj urządzenia i przeglądarki, czasy ładowania strony; bez plików cookies i identyfikatorów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes: sprawne i szybkie działanie serwisu | zbiorcze dane według okresu przechowywania Cloudflare Web Analytics |
| Analiza ruchu w Google Analytics 4: skąd użytkownicy trafiają na stronę i jak z niej korzystają | po Twojej zgodzie: identyfikatory z plików cookies Google Analytics, odwiedzane strony, źródło wejścia (np. wyszukiwarka, reklama), czas wizyty, informacje o urządzeniu i przeglądarce, przybliżona lokalizacja z adresu IP (Google nie zapisuje adresu IP w Google Analytics 4); bez zgody: tylko sygnały bez plików cookies i identyfikatorów (odsłony stron i zdarzenia, np. przejście do sklepu, urządzenie i przeglądarka, przybliżona lokalizacja), z których Google szacuje zbiorcze statystyki | po zgodzie: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda na analityczne pliki cookies, wyrażona też na podstawie art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej); sygnały bez zgody: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes: zbiorcze statystyki odwiedzin | dane o zdarzeniach do 14 miesięcy od zebrania (ustawienie przechowywania danych w Google Analytics 4); pliki cookies do 2 lat albo do ich usunięcia |
| Reklamy Google: pomiar skuteczności reklam Google Ads i wyświetlanie reklam Wipcool w usługach Google osobom, które odwiedziły stronę (remarketing) | dane zebrane przez Google Analytics 4 (jak wyżej), w tym informacja o wejściu z reklamy Google; w trybie zgody Google (Consent Mode v2) przekazujemy Google zgodę na zapisywanie plików reklamowych (ad_storage), wykorzystanie danych do celów reklamowych (ad_user_data) i personalizację reklam (ad_personalization) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda na marketingowe pliki cookies) | jak dane w Google Analytics 4; listy odbiorców reklam według ustawień konta Google Ads; dalej według zasad Google opisanych w punkcie 4 |
| Pomiar skuteczności reklam i wyświetlanie reklam Wipcool w serwisach Meta (Facebook, Instagram) osobom, które odwiedziły stronę | identyfikator z pliku cookie Meta Pixel, odwiedzane strony, informacje o urządzeniu i przeglądarce, adres IP | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda na marketingowe pliki cookies, wyrażona też na podstawie art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) | plik cookie do 3 miesięcy; dane przekazane do Meta według zasad Meta opisanych w punkcie 4 |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | dane potrzebne w danej sprawie, np. z korespondencji lub zgłoszenia serwisowego | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Obsługa Twoich żądań dotyczących danych osobowych | dane z żądania i korespondencji w tej sprawie | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12-22 RODO | 3 lata od załatwienia sprawy |
Dane podajesz bezpośrednio Ty. Jeśli zgłoszenie serwisowe lub wiadomość wysyła za Ciebie pracodawca albo współpracownik, dane osoby kontaktowej (imię, nazwisko, e-mail, telefon) otrzymujemy od niego.
3. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe nie odpowiemy na wiadomość, nie zapiszemy Cię na newsletter i nie przyjmiemy zgłoszenia serwisowego. Przy naprawie odpłatnej podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym.
4. Komu przekazujemy dane
Dane przekazujemy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do celów opisanych wyżej. Dostawcy usług, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu (podmioty przetwarzające), działają na podstawie umowy powierzenia z art. 28 RODO i tylko według naszych poleceń.
| Odbiorca | Rola i zakres | Gdzie przetwarza dane |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (USA) i podmioty z jej grupy | podmiot przetwarzający: hosting serwisu i plików, sieć dostarczania treści, ochrona przed atakami i botami (w tym Cloudflare Turnstile), logi techniczne, baza dziennych sum statystyk strony (przechowywana w Unii Europejskiej), statystyka doboru sprzętu i Cloudflare Web Analytics | EOG i USA (mechanizm opisany w punkcie 5) |
| Plus Five Five, Inc. (USA), dostawca usługi Resend | podmiot przetwarzający: wysyłka e-maili z formularzy, potwierdzeń zgłoszeń serwisowych i wiadomości do serwisu | USA (punkt 5) |
| UAB MailerLite (Litwa) | podmiot przetwarzający: prowadzenie listy i wysyłka newslettera | EOG; podwykonawcy także w USA (punkt 5) |
| InsERT S.A. (Polska) | podmiot przetwarzający: usługa zleceń serwisowych online (interfejs API), przez którą zgłoszenie z formularza trafia do naszego systemu serwisowego Gestor nexo | EOG |
| InPost sp. z o.o. (Polska) | odrębny administrator: przewóz przesyłki z urządzeniem; otrzymuje dane nadawcy lub odbiorcy potrzebne do etykiety i doręczenia | EOG |
| Firma kurierska wybrana do odbioru urządzenia gabarytowego | odrębny administrator: odbiór i doręczenie przesyłki | EOG |
| Dostawcy poczty elektronicznej, usług IT i kopii zapasowych, biuro rachunkowe, kancelaria prawna | podmioty przetwarzające albo odrębni administratorzy, w zakresie potrzebnym do ich usług | EOG |
| Autoryzowany dystrybutor Wipcool | odrębny administrator: tylko gdy prosisz o kontakt z dystrybutorem lub sprawa dotyczy zakupu u niego, w zakresie potrzebnym do jej załatwienia | EOG |
| Google Ireland Limited (Irlandia), Google LLC (USA) | podmiot przetwarzający: dostawca Google Analytics 4; bez zgody na analityczne pliki cookies otrzymuje tylko sygnały bez plików cookies i identyfikatorów. Po zgodzie na marketingowe pliki cookies Google wykorzystuje dane do pomiaru i personalizacji reklam (Google Ads) i w tym zakresie działa jako odrębny administrator | EOG i USA (punkt 5) |
| Meta Platforms Ireland Limited (Irlandia), Meta Platforms, Inc. (USA) | tylko po zgodzie na marketingowe pliki cookies: dostawca Meta Pixel; współadministrator przy zbieraniu i przekazaniu danych z naszej strony, dalej samodzielny administrator | EOG i USA (punkt 5) |
| Sądy, organy ścigania i inne organy publiczne | tylko gdy wymagają tego przepisy | Polska |
Przy Meta Pixel jesteśmy współadministratorem razem z Meta Platforms Ireland Limited w zakresie zbierania danych na naszej stronie i przekazania ich do Meta. My odpowiadamy za uzyskanie Twojej zgody i przekazanie Ci tych informacji. Dalej Meta przetwarza dane jako samodzielny administrator, na zasadach z polityki prywatności Meta. Najważniejsze postanowienia porozumienia współadministratorów udostępnia Meta na stronie Controller Addendum. Prawa związane ze zbieraniem i przekazaniem danych możesz wykonywać wobec nas albo bezpośrednio wobec Meta (art. 26 ust. 3 RODO).
O tym, jak Google wykorzystuje dane ze stron korzystających z jego usług, w tym do reklam, piszemy też w Polityce cookies; zasady Google: Jak Google wykorzystuje informacje ze stron korzystających z jego usług i polityka prywatności Google.
5. Gdzie przechowujemy dane i przekazywanie ich poza Europejski Obszar Gospodarczy
Baza danych i pliki strony (m.in. zdjęcia i dokumenty do pobrania) są przechowywane w Unii Europejskiej. E-maile z formularzy wysyłamy przez Resend z regionu UE (Irlandia).
Cloudflare, Inc. i Plus Five Five, Inc. (dostawca Resend) to firmy z siedzibą w USA, a podwykonawcy MailerLite mogą przetwarzać dane także w USA. Dlatego dane techniczne i metadane (np. adres IP, czas i adres żądania, nagłówki wiadomości e-mail) mogą być dostępne w USA. Dane z Google Analytics 4 (bez zgody tylko sygnały bez plików cookies i identyfikatorów, po zgodzie na pliki analityczne także identyfikatory z plików cookies) i - po zgodzie na pliki marketingowe - z Meta Pixel (identyfikatory z plików cookies, odwiedzane strony, informacje o urządzeniu, adres IP) trafiają do Google i Meta, które przetwarzają je na swoich serwerach, także w USA (Google LLC, Meta Platforms, Inc.). Przekazujemy je wtedy na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO) - wobec firm, które mają ten certyfikat. Jeśli dany odbiorca nie jest objęty certyfikatem albo decyzja przestanie obowiązywać, stosujemy standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, np. szyfrowaniem transmisji.
Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na bok [at] wipcool.pl.
6. Pliki cookies i podobne technologie
Strona zapisuje w Twojej przeglądarce kilka niezbędnych informacji (np. wybrany kraj i Twój wybór w banerze zgód). Dzienne sumy statystyk liczy serwer strony, a Cloudflare Web Analytics mierzy odwiedziny i szybkość strony - niczego nie zapisując w przeglądarce. Google Analytics 4 bez Twojej zgody nie zapisuje plików cookies ani identyfikatorów; zapisuje je, a my włączamy statystykę doboru sprzętu, dopiero po zgodzie na pliki analityczne. Narzędzia reklamowe Google i Meta Pixel działają dopiero po zgodzie na pliki marketingowe. Szczegóły, w tym lista plików i czas ich przechowywania, są w Polityce cookies. Zgodę zmienisz w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.
7. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO), np. gdy nie są już potrzebne albo cofniesz zgodę,
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO); sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zawsze uwzględniamy,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO). Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem. Z newslettera wypiszesz się linkiem w każdej wiadomości, a zgodę na pliki cookies zmienisz przez „Ustawienia cookies” w stopce,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.
Aby skorzystać z praw, napisz na bok [at] wipcool.pl albo na adres siedziby. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące - wtedy poinformujemy Cię o tym w pierwszym miesiącu. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości.
8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Cloudflare Turnstile automatycznie ocenia, czy formularz wysyła człowiek. Jeśli wysyłka zostanie zablokowana, napisz do nas e-mailem lub zadzwoń.
Po Twojej zgodzie na marketingowe pliki cookies Google i Meta wykorzystują informacje o wizycie na naszej stronie (np. które strony produktów oglądasz i czy weszłaś lub wszedłeś z reklamy) razem z innymi danymi, które mają o Tobie ze swoich usług, aby dopasować reklamy, które zobaczysz w ich serwisach i w serwisach ich partnerów (np. reklamy Wipcool na Facebooku, Instagramie, w wyszukiwarce Google i YouTube). Możemy też zlecić im wyświetlanie reklam osobom, które odwiedziły naszą stronę. To profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, prowadzone przez Google i Meta jako administratorów. Decyduje ono tylko o tym, jakie reklamy widzisz, i nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych. Bez Twojej zgody nie jest prowadzone, a zgodę możesz w każdej chwili cofnąć przez „Ustawienia cookies” w stopce. Reklamami możesz zarządzać także w ustawieniach kont Google i Meta.
9. Jak chronimy dane
- Połączenie ze stroną jest szyfrowane (HTTPS).
- Strona nie ma własnej bazy danych osobowych. Wiadomości i zgłoszenia przekazujemy od razu do skrzynki e-mail i systemu serwisowego, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby.
- Formularze chronią: weryfikacja Cloudflare Turnstile, ograniczenie liczby wysyłek z jednego adresu IP i walidacja danych po stronie serwera.
- Link do strony zgłoszenia serwisowego zawiera losowy, trudny do odgadnięcia identyfikator, a numer przesyłki jest zabezpieczony podpisem. Strona zgłoszenia nie jest indeksowana przez wyszukiwarki i nie przekazuje swojego adresu innym stronom.
- Panel do zarządzania treścią jest dostępny tylko dla upoważnionych osób, po weryfikacji tożsamości przez Cloudflare Access.
Uwaga: Kto ma link do strony zgłoszenia serwisowego, widzi stan naprawy i może wysłać decyzję o koszcie naprawy. Nie udostępniaj tego linku osobom postronnym.
10. Linki do innych stron
W serwisie są linki do sklepów internetowych, stron dystrybutorów, Map Google i InPost. Po przejściu na taką stronę obowiązują zasady prywatności jej właściciela. Za ich przetwarzanie danych nie odpowiadamy.
11. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się funkcje serwisu, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze na tej stronie, z datą, od której obowiązuje. O istotnych zmianach dotyczących newslettera poinformujemy subskrybentów e-mailem.